Política del Sistema Interno de Información

Política del Sistema Interno de Información de Emesa

Como expresión del compromiso con los valores éticos y las buenas prácticas en materia de cumplimiento, integridad y transparencia, así como de la voluntad de promover la cultura de la información y de la comunicación, como mecanismo para prevenir y detectar precozmente irregularidades y proceder de forma inmediata a su tratamiento efectivo, EMPRESA MANTENIMIENTO Y EXPLOTACIÓN M-30, S.A. (en adelante, EMESA o “la Organización”), dentro del marco de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, a través de su Consejo de Administración, adopta la presente Política del Sistema Interno de Información (en adelante también, “la Política”) que establece los siguientes principios y directrices generales del Sistema Interno de información, y que será desarrollada a través de los procedimientos y reglamentos internos de la Organización.

1. El alcance de la Política es EMESA.
2. La persona Responsable del Sistema Interno de la Información es el Compliance Officer de EMESA. Su principal función es la de gestionar la información y la tramitación de los expedientes de investigación.
3. La persona Responsable del Sistema Interno de la Información ejercerá su cargo de forma independiente y autónoma respecto de los demás órganos de Organización. No podrá recibir instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de su cargo y se le proporcionarán los recursos personales y materiales necesarios para desarrollar sus funciones.
4. El Sistema Interno de Información permite comunicar información sobre irregularidades a todos los miembros de la Organización y también a las partes interesadas de EMESA (clientes, proveedores, etc.), así como a todo el colectivo de personas referidas al artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, siempre que, en este último caso, se den las condiciones y los requisitos previstos en la misma.
5. A través del Sistema Interno de Información se pueden realizar comunicaciones de información del siguiente tipo, siendo el alcance objetivo el siguiente:
   • cualquier incumplimiento o riesgo de incumplimiento del Código ético, así como de la normativa interna o externa que lo desarrolla, y de aquélla relacionada con el Modelo de Prevención de Delitos Corporativos de EMESA.
   • acciones u omisiones que, dentro del marco personal y material de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea^[1] o bien infracciones penales o administrativas graves o muy graves según la normativa estatal (art. 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero).

6. Las comunicaciones de información se harán a través de un canal interno de información llamado Canal Ético (en adelante, también “Canal”), gestionado por la persona Responsable del Sistema Interno de Información, y que integra en un solo buzón todos los canales internos de información de EMESA establecidos para comunicar irregularidades de las previstas en el punto anterior de la presente Política. Tanto el Sistema Interno de Información como el Canal Ético garantizan un entorno seguro y confidencial de la información a través de la implementación de medidas organizativas y técnicas que lo permitan.

7. A través del Sistema Interno de la Información y por medio de su canal interno todos los miembros de la Organización y también las partes interesadas de EMESA (clientes, proveedores, etc.), así como todo el colectivo de personas referidas al artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, siempre en los términos, condiciones y requisitos previstos en la misma, podrán realizar comunicaciones de información respecto de las irregularidades dentro del alcance objetivo de la presente Política.

8. El canal preferente para realizar las comunicaciones de irregularidades es interno, es decir, el Canal Ético, de acuerdo con el artículo 4 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Las comunicaciones pueden realizarse tanto de forma verbal como escrita y, por este motivo, el Canal Ético contempla diferentes vías para comunicar la información:

1. • Escrita: a través de compliance@eme-30.es mediante un acceso habilitado en la página web de EMESA; o también a través de correo postal dirigido al Responsable del Sistema Interno en la dirección Calle Méndez Álvaro 95, 28053, Madrid.
   • Verbal: vía telefónica al teléfono 914 67 19 72; así como a través de una reunión presencial con el Responsable del Sistema Interno, que se llevará a cabo dentro del plazo de 7 días a contar desde la solicitud de reunión.

9. En el caso de irregularidades dentro del ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, las personas incluidas en su artículo 3 (ámbito personal de aplicación) podrán realizar comunicaciones de información a través de los canales externos de información gestionados por la Autoridad independiente de Protección del informante o de los organismos autonómicos correspondientes, con los requisitos previstos en la precitada Ley.

10. Las comunicaciones de información deben ser hechas de buena fe, quedando prohibidas las comunicaciones o acusaciones falsas, las calumnias o las realizadas de mala fe. Todas ellas pueden verse sujetas a medidas disciplinarias o de otra naturaleza. El Canal Ético no debe utilizarse por cuestiones banales o no razonables. La comunicación de información falsa sobre acciones u omisiones previstas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, podría ser sancionada.

11. Las comunicaciones de información que se admitan a trámite serán objeto de seguimiento y de investigación interna, archivándose aquellas otras en las que no concurran los requisitos exigibles para ser objeto de tratamiento, seguimiento e investigación. Se garantiza que el Sistema tratará las comunicaciones de forma efectiva las comunicaciones de información, a través del Procedimiento del Canal Ético de EMESA.

12. El Sistema Interno de la Información garantiza la confidencialidad y el secreto de la información transmitida, la identidad y protección de datos personales de la persona comunicante, y de los terceros citados en la comunicación, así como de la persona afectada[2] por la comunicación, durante todas las etapas del proceso de tratamiento y seguimiento de la comunicación, así como a lo largo del eventual proceso de investigación interna o diligencias que se realicen en base a los hechos comunicados. No podrán acceder a la información incluida en el Sistema Interno de la Información aquellas personas que no estén autorizadas.

Sólo se exceptúan los casos en los que la información deba ser revelada por disposición legal o requerimiento de una autoridad judicial, Ministerio Fiscal, o autoridad administrativa competente, dentro del marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, en los términos y condiciones estipuladas en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, así como en el artículo 33.3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

13. El Sistema Interno de la Información garantiza en todo momento los derechos de la persona comunicante y de la persona afectada. En particular, en el caso de la persona informante se garantiza la protección frente a represalias producidas a nivel interno en el entorno laboral o profesional y, en el caso de la persona afectada, el derecho al honor y a la presunción de inocencia, así como el derecho de defensa. En todos los casos, la garantía de estos derechos supondrá la concurrencia de los requisitos legalmente exigibles, en especial, los exigidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

14. Cualquier incumplimiento de la presente Política, y de las normas que la desarrollen, podrá ser objeto de las sanciones disciplinarias-laborales o de la naturaleza que corresponda, en función de la relación jurídica establecida y de las circunstancias concurrentes, sin perjuicio de lo eventual aplicación del régimen sancionador de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

15. La información sobre el Sistema Interno de la Información y el Canal Ético estará accesible y se presentará de forma clara, a fin de facilitar la cultura de la información y comunicación que pretende en parte esta Política. La información se encontrará alojada en la página web de EMESA de forma visible y fácilmente accesible.

[1] Podrán constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea las previstas en el artículo 2.1 a) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

[2] Se considera persona afectada a aquella persona a la que se atribuye, por acción u omisión, la comisión o participación en cualquiera del tipo de las irregularidades previstas en esta Política.